AVG en visitekaartjes: wat mag u wel en niet doen met contactgegevens?

Visitekaartjes en de AVG: een onderschat vraagstuk

Veel professionals denken dat de AVG alleen betrekking heeft op grote databases en klantregistraties. Maar ook het ontvangen van een visitekaartje — en wat u daarna met de gegevens doet — valt onder de reikwijdte van de Europese privacywetgeving. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft hier duidelijke richtlijnen over opgesteld.

Wanneer is er sprake van verwerking?

Zodra u een visitekaartje ontvangt en de gegevens opslaat — in uw CRM, telefoonboek of zelfs in een Excel-bestand — is er sprake van verwerking van persoonsgegevens. Naam, e-mailadres en telefoonnummer zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG. U heeft dan een verwerkingsgrondslag nodig.

Welke grondslag geldt bij visitekaartjes?

De meest gebruikte grondslag is gerechtvaardigd belang: u heeft een zakelijk belang bij het bewaren van het contact, en dat belang weegt zwaarder dan het privacybelang van de betrokkene — mits het contact zelf het initiatief heeft genomen door het kaartje te overhandigen. Slaat u gegevens op voor marketingdoeleinden, dan heeft u vaak toestemming nodig.

Wat mag u niet doen?

• Contactgegevens doorsturen naar derden zonder toestemming
• Adressen toevoegen aan nieuwsbrieflijsten zonder expliciete opt-in
• Gegevens bewaren langer dan noodzakelijk voor het zakelijke contact
• Kaartjes scannen en automatisch verwerken in een profileringstool zonder de betrokkene te informeren

Hoe helpt Bizzerd bij AVG-compliance?

Digitale visitekaartjes via Bizzerd maken de gegevensoverdracht transparanter. De ontvanger ziet precies welke informatie gedeeld wordt en geeft door het accepteren van het digitale kaartje impliciet toestemming voor opslag van die zakelijke gegevens. Bizzerd slaat geen gegevens van ontvangers op zonder toestemming en faciliteert daarmee een AVG-vriendelijkere uitwisseling dan het traditionele, ongecontroleerde papiertje.

Praktisch advies

Zorg dat uw CRM-beleid helder is: hoe lang bewaart u contactgegevens, wie heeft toegang en hoe kunt u gegevens verwijderen op verzoek? Digitale visitekaartjes zijn een eerste stap, maar een compleet privacybeleid is onmisbaar voor iedere professionele organisatie die zakelijke contacten beheert.